未回传款不到账 完善业务流程 避免资金安全风险
专业出黑
一、案例背景
换购是零售行业促销的一种方式，其目的是为了鼓励消费，在指定的换购商品中选择一款，加上相应的换购价格，就可以用换购价得到顾客所需的换购商品。本案例讲述的则是换购业务管理工作存在一些不足而引起的资金安全风险，如：换购款无法入机导致换购款账外管理，出现个别门店的员工挪用换购款的舞弊情况。
二、风险事件
审计人员在进行现场审计时，发现R公司多家大卖场门店存有未计入公司财务账的现金，经了解为换购款，且换购款不能入机属普遍现象，经统计截至审计日R公司大卖场门店有未计入财务账的换购款近30万元。审计人员据此与财务部相关同事进行访谈，发现资金安全管控要求的上传下达有所欠缺，导致财务部对无法入机的换购款做预收处理的要求，未传达到门店。
审计人员随即核查了换购台账和换购款的一致性，发现2家大卖场门店换购款账实不符，缺少对账稽核机制。如S店换购台账显示换购款未入机也未做预收款金额10,349.00元，项目组现场盘点换购款现金共计10,648.80元，盘盈换购款299.80元。
可谓浑水好摸鱼，门店收入不及时入账，极易导致现金被循环挪用，产生人为截留收入，给门店资金带来损失。故审计人员对上述存有未入账现金的门店进行抽样，并对抽样门店进行突击盘点。发现某员工负责管理的换购款短少4,134.00元。通过监控和访谈查证核实，该员工私自挪用了此笔换购款。
三、风险应对
审计人员进一步分析和访谈发现，产生前述换购款未能及时计入公司财务账的问题与前端业务环节有一定关系，一是换购商品更换大类编码，需要和供应商重新签合同，故不能及时维护入机；二是市场部选择的换购商品因证照方面等问题导致无法及时维护入机码，进而导致换购时无法第一时间将换购交易所收款项入机。经沟通，审计人员建议在选择换购商品时尽量选取可以及时维护入机码的商品，尽量避免出现换购商品不能入机的情况。
在揭示上述问题后，R公司高度重视，加强培训，提升门店员工合规和资金安全意识，积极组织门店展开自查、严肃问责并要求大卖场门店将无法入机的换购款做预收处理，计入预收台账。
四、成效与启示
通过自查与审计发现的问题，R公司严肃问责，对于操作违规、造成损失的相关人员与相关管理人员进行问责处理，共处理人员**名。
大超营运部根据财务部的入账要求下发各大卖场门店，大卖场门店将无法入机的换购款做预收处理。
通过完善制度流程，建立关于换购款的对账稽核机制，确保换购款账实相符；明确要求在开刊前完成换购商品维护，避免出现换购商品不能入机的情况。
五、涉及的主要法律法规或制度流程
《**营销活动指引》规定：在开刊前20天市场部、商品部选取换购品；在开刊前18天完成提交证照维护至环境健康安全部（如证照审核完毕跳过此步）；在开刊前16天市场部向采支提交单据维护换购商品赠品码；门店执行对赠品移拨、商品入机、登记《换领登记表》，按照执行手册中回传邮箱将汇总表格在两个工作日内回传《换领登记表》。
天津分部 郭琳
